Tugas 2 : Pengembangan Rencana Bisnis Informatika

1. REGULASI DAN PROSEDUR PENDIRIAN PERUSAHAAN

1.1 Bentuk-Bentuk Usaha

1.1.1 Koperasi

Koperasi adalah jenis badan usaha yang beranggotakan orang – orang atau badan hukum koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berlandaskan asas kekeluargaan. Tujuan koperasi adalah untuk memajukan kesejahteraan para anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya. Koperasi juga ikut membangun tatanan perekonomian nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat yang maju, adil, dan makmur .

Fungsi dan peran koperasi di dalam masyarakat dan pemerintah disesuaikan dengan Undang-Undang Koperasi, yaitu Membangun dan mengembangkan potensi dan kemampuan ekonomi anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya, untuk meningkatkan kesejahteraan ekonomi dan social. [1]

Jenis koperasi berdasarkan pada kesamaan kegiatan dan kepentingan ekonomi anggotanya. Secara umum koperasi dibagi menjadi 2 yaitu:

1. Koperasi primer adalah koperasi yang didirikan oleh dan beranggotakan orang-seorang.

2. Koperasi sekunder adalah koperasi yang didirikan oleh dan beranggotakan koperasi.

Modal koperasi terdiri dari modal sendiri dan modal pinjaman. Modal sendiri berasal dari simpanan pokok, simpanan wajib, dana cadangan, atau hibah. Modal pinjaman berasal dari anggota koperasi lainnya dan anggotanya, bank dan lembaga keuangan lainnya, atau melalui penerbitan obligasi serta surat utang lainnya. [1]

1.1.2 BUMN

Badan Usaha Milik Negara (BUMN) ialah badan usaha yang permodalannya seluruhnya atau sebagian dimiliki oleh Pemerintah . Status pegawai badan usaha tersebut adalah karyawan BUMN bukan pegawai negeri.

BUMN sendiri sekarang ada 3 macam yaitu Perjan, Perum dan Persero.

1. Perjan

Perjan adalah bentuk badan usaha milik negara yang seluruh modalnya dimiliki oleh pemerintah. Perjan ini berorientasi pelayanan pada masyarakat, Sehingga selalu merugi. Sekarang sudah tidak ada perusahaan BUMN yang menggunakan model perjan karena besarnya biaya untuk memelihara perjan-perjan tersebut sesuai dengan Undang Undang (UU) Nomor 19 tahun 2003 tentang BUMN. Contoh Perjan: PJKA (Perusahaan Jawatan Kereta Api) kini berganti menjadi PT.KAI. Perusahaan Jawatan (perjan) sebagai salah satu bentuk BUMN memiliki modal ditetapkan melalui APBN.

2. Perum

Perum adalah perjan yang sudah diubah. Tujuannya tidak lagi berorientasi pelayanan tetapi sudah profit oriented. Sama seperti Perjan, perum di kelola oleh negara dengan status pegawainya sebagai Pegawai Negeri. Namun perusahaan masih merugi meskipun status Perjan diubah menjadi Perum, sehingga pemerintah terpaksa menjual sebagian saham Perum tersebut kepada publik (go public) dan statusnya diubah menjadi persero.

3. Persero

Persero adalah salah satu Badan Usaha yang dikelola oleh Negara atau Daerah. Berbeda dengan Perum atau Perjan, tujuan didirikannya Persero yang pertama adalah mencari keuntungan dan yang kedua memberi pelayanan kepada umum. Modal pendiriannya berasal sebagian atau seluruhnya dari kekayaan negara yang dipisahkan berupa saham-saham. Persero dipimpin oleh direksi. Sedangkan pegawainya berstatus sebagai pegawai swasta. Badan usaha ditulis PT < nama perusahaan > (Persero). Perusahaan ini tidak memperoleh fasilitas Negara.

1.1.3 BUMS

Badan Usaha Milik Swasta atau BUMS adalah badan usaha yang didirikan dan dimodali oleh seseorang atau sekelompok orang. Berdasarkan UUD 1945 pasal 33, bidang- bidang usaha yang diberikan kepada pihak swasta adalah mengelola sumber daya ekonomi yang bersifat tidak vital dan strategis atau yang tidak menguasai hajat hidup orang banyak. Berdasarkan bentuk hukumnya Badan usaha milik swasta dibedakan atas :

A. Perusahaan Persekutuan

Perusahaan persekutuan adalah perusahaan yang memiliki 2 pemodal atau lebih. Ada 3 bentuk perusahaan persekutuan:

1. Firma

Firma adalah perusahaan yang didirikan oleh dua orang atau lebih dan menjalankan perusahaan atas nama perusahaan. Dalam persekutuan firma umumnya seluruh sekutu memiliki kewajiban tidak terbatas terhadap utang perusahaan, sedangkan dalam persekutuan terbatas satu atau lebih pemilik mungkin memiliki kewajiban terbatas.

2. Persekutuan Komanditer

Persekutuan Komanditer (commanditaire vennootschap atau CV) adalah suatu persekutuan yang didirikan oleh 2 orang atau lebih. Persekutuan komanditer mengenal 2 istilah yaitu :

a. Sekutu aktif adalah anggota yang memimpin/ menjalankan perusahaan dan bertanggung jawab penuh atas utang- utang perusahaan.

b. Sekutu pasif / sekutu komanditer adalah anggota yang hanya menanamkan modalnya kepada sekutu aktif dan tidak ikut campur dalam urusan operasional perusahaan. Sekutu pasif bertanggung jawab atas risiko yang terjadi sampai batas modal yang ditanam.

3. Perseroan Terbatas

Perseroan terbatas (PT) adalah badan usaha yang modalnya diperoleh dari hasil penjualan saham. Setiap pemegang surat saham mempunyai hak atas perusahaan dan setiap pemegang surat saham berhak atas keuntungan (dividen). Perseroan Terbatas merupakan bentuk yang banyak dipilih, terutama untuk bisnis – bisnis yang besar. Bentuk ini memberikan kesempatan kepada masyarakat luas untuk menyertakan modalnya kedalam bisnis tersebut dengan cara membeli saham yang dikeluarkan oleh Perusahaan itu. Para pemegang saham itu mempunyai tanggung jawab yang terbatas pada modal yang disertakan itu saja dan tidak ikut menanggunng utang – utang yang dilakukan oleh perusahaan.

B. Yayasan

Yayasan merupakan badan usaha yang dibentuk untuk kegiatan sosial atau pelayanan masyarakat. Tujuannya memberikan pelayanan seperti kesehatan atau pendidikan atau pemberdayaan masyarakat umum dan tidak mencari keuntungan. Modal berasal dari sumbangan, wakaf, hibah, atau sumbangan lainnya. [1]

1.1.4 Perusahaan Perseorangan

Perusahaan perseorangan merupakan jenis kegiatan usaha, modal dan manajemenya ditangani oleh satu orang. Orang yang punya usaha tersebut biasanya menjadi manajer atau direktur sendiri, jadi tanggung jawabnya tidak terbatas. Namun jika untung, tentu untuk diri sendiri.

1.2 Prosedur dan Legalitas

A. PT (Paseroan Terbatas)

PT atau Perseroan Terbatas adalah Badan Hukum yang dimiliki oleh minimal dua orang dengan tanggung jawab yang hanya berlaku pada perusahaan tanpa melibatkan harta pribadi dari pengurus dan pemegang saham perusahaan tersebut. Di dalam PT, Pemilik Modal (Pemegang Saham) tidak harus memimpin perusahaan dengan cara menunjuk orang lain di untuk menjadi Direktur atau Komisaris. Syarat umum pendirian perseroan terbatas (PT) adalah :

Fotokopi KTP, NPWP & KK para pemegang saham dan pengurus, minimal 2 orang

1) Foto Direktur ukuran 3x4 latar belakang merah.

2) Copy PBB tahun terakhir sesuai domisili perusahaan.

3) Copy Surat Kontrak/Sewa Kantor atau bukti kepemilikan tempat usaha.

4) Surat Keterangan Domisili dari pengelola Gedung jika berdomisili di Gedung Perkantoran.

5) Surat Keterangan RT / RW (jika dibutuhkan, untuk perusahaan yang berdomisili di lingkungan perumahan) khusus luar Jakarta.

6) Kantor berada di Wilayah Perkantoran/Plaza, atau Ruko, atau tidak berada di wilayah pemukiman.

7) Surat Keterangan Zonasi dari Kelurahan.

8) Stempel Perusahaan.

Tahapan Pendirian Perseroan Terbatas :

1. Pengecekan Nama

2. Pembuatan Draft Akta

3. Tanda Tangan Akta

4. Pengesahan di Kementrian Hukum dan HAM

5. Pengajuan SKDP Sementara

6. Pengajuan NPWP Perusahaan

7. Pengajuan SKDP Perpanjangan

8. Pengajuan SIUP

9. Pengajuan TDP

B. CV (COMMANDITAIRE VENNOOTSCHAP)

Persekutuan Komanditer (CV) adalah persekutuan yang didirikan oleh minimal 2 (dua) orang yang mempercayakan uang atau barang kepada seorang atau beberapa orang yang menjalankan perusahaan. Berikut ini adalah langkah-langkah pendirian CV :

1. PEMBUATAN AKTA DAN PENDIRIAN CV

Akta ini dibuat dan ditandatangani oleh notaris, dengan menyerahkan :

· Fotokopi KTP Direktur dan Persero Pasif (Komisaris)

· Fotokopi NPWP Direktur dan Persero Pasif (Komisaris)

· Nama CV

· Penjelasan mengenai bidang usaha

· Foto Direktur ukuran 3x4 latar belakang merah

2. PEMBUATAN SURAT KETERANGAN DOMISILI PERUSAHAAN

Surat ini diajukan ke kelurahan setempat, sebagai bukti keterangan alamat perusahaan dengan persyaratan :

· Pengisian formulir pengajuan SKDP

· Melampirkan legalitas perusahaan (Akta Pendirian & SK Menkumham)

· Fotokopi kontrak/sewa tempat usaha atau bukti kepemilikan tempat usaha

· Surat keterangan dan pemilik gedung apabila bedomisili di gedung perkantoran/pertokoan

· Fotokopi PBB (Pajak Bumi dan Bangunan) tahun terakhir

· Fotokopi IMB (Ijin Mendirikan Bangunan)

· Foto gedung/ruangan tampak luar dan dalam

3. PEMBUATAN SURAT KETERANGAN DOMISILI PERUSAHAAN

Surat ini diajukan ke kelurahan setempat, sebagai bukti keterangan alamat perusahaan dengan persyaratan :

· Pengisian formulir pengajuan SKDP

· Melampirkan legalitas perusahaan (Akta Pendirian & SK Menkumham)

· Fotokopi kontrak/sewa tempat usaha atau bukti kepemilikan tempat usaha

· Surat keterangan dan pemilik gedung apabila bedomisili di gedung perkantoran/pertokoan

· Fotokopi PBB (Pajak Bumi dan Bangunan) tahun terakhir

· Fotokopi IMB (Ijin Mendirikan Bangunan

· Foto gedung/ruangan tampak luar dan dalam

4. PEMBUATAN SURAT KETERANGAN DOMISILI PERUSAHAAN

Surat ini diajukan ke kelurahan setempat, sebagai bukti keterangan alamat perusahaan dengan persyaratan :

· Pengisian formulir pengajuan SKDP

· Melampirkan legalitas perusahaan (Akta Pendirian & SK Menkumham)

· Fotokopi kontrak/sewa tempat usaha atau bukti kepemilikan tempat usaha

· Surat keterangan dan pemilik gedung apabila bedomisili di gedung perkantoran/pertokoan

· Fotokopi PBB (Pajak Bumi dan Bangunan) tahun terakhir

· Fotokopi IMB (Ijin Mendirikan Bangunan)

· Foto gedung/ruangan tampak luar dan dalam

5. PEMBUATAN SURAT KETERANGAN DOMISILI PERUSAHAAN

Surat ini diajukan ke kelurahan setempat, sebagai bukti keterangan alamat perusahaan dengan persyaratan :

· Pengisian formulir pengajuan SKDP

· Melampirkan legalitas perusahaan (Akta Pendirian & SK Menkumham)

· Fotokopi kontrak/sewa tempat usaha atau bukti kepemilikan tempat usaha

· Surat keterangan dan pemilik gedung apabila bedomisili di gedung perkantoran/pertokoan

· Fotokopi PBB (Pajak Bumi dan Bangunan) tahun terakhir

· Fotokopi IMB (Ijin Mendirikan Bangunan)

· Foto gedung/ruangan tampak luar dan dalam

6. PEMBUATAN SURAT KETERANGAN DOMISILI PERUSAHAAN

Surat ini diajukan ke kelurahan setempat, sebagai bukti keterangan alamat perusahaan dengan persyaratan :

· Pengisian formulir pengajuan SKDP

· Melampirkan legalitas perusahaan (Akta Pendirian & SK Menkumham)

· Fotokopi kontrak/sewa tempat usaha atau bukti kepemilikan tempat usaha

· Surat keterangan dan pemilik gedung apabila bedomisili di gedung perkantoran/pertokoan

· Fotokopi PBB (Pajak Bumi dan Bangunan) tahun terakhir

· Fotokopi IMB (Ijin Mendirikan Bangunan)

· Foto gedung/ruangan tampak luar dan dalam

2. SDM dan Organisasi

2.1 Struktur Organisasi

Struktur Organisasi menurut Schermerhorn (1996) adalah sistem tugas, alur kerja, hubungan pelaporan dan saluran komunikasi yang dikaitkan secara bersama dalam pekerjaan individual maupun kelompok.

Struktur Organisasi dalam sebuah organisasi biasanya digambarkan dalam bentuk Bagan Struktur Organisasi (Organization Chart) yaitu suatu diagram yang menggambarkan pengaturan posisi pekerjaan dalam Organisasi yang diantaranya juga termasuk garis komunikasi dan wewenangnya.[2]

2.1.1 Macam-Macam Struktur Organisasi :

1. Struktur Organisasi Fungsional

Struktur Organisasi Fungsional (Functional Structure Organization) merupakan Struktur Organisasi yang paling umum digunakan oleh suatu organisasi. Pembagian kerja dalam bentuk Struktur Organisasi Fungsional ini dilakukan berdasarkan fungsi manajemennya seperti Keuangan, Produksi, Pemasaran dan Sumber daya Manusia. Karyawan-karyawan yang memiliki keterampilan (skill) dan tugas yang sama akan dikelompokan bersama kedalam satu unit kerja. Struktur Organisasi ini tepat untuk diterapkan pada Organisasi atau Perusahaan yang hanya menghasilkan beberapa jenis produk maupun layanan. Struktur organisasi bentuk ini dapat menekan biaya operasional namun mengalami kesulitan dalam berkomunikasi antar unit kerja.

Gambar 1 Struktur Organisasi Fungsional

2. Struktur Organisasi Divisional

Struktur Organisasi Divisional (Divisional Structure Organization) adalah Struktur Organisasi yang dikelompokkan berdasarkan kesamaan produk, layanan, pasar dan letak geografis. Organisasi bentuk Divisional ini biasanya diterapkan di perusahaan yang berskala menengah keatas,hal ini dikarenakan biaya operasional akan lebih tinggi jika dibandingkan dengan bentuk Organisasi Fungsional.

Gambar 2 Struktur Organisasi Divisional

3. Struktur Organisasi Matriks

Struktur Organisasi Matriks (Matrix Structure Organization) merupakan kombinasi dari Struktur Organisasi Fungsional dan Struktur Organisasi Divisional dengan tujuan untuk menutupi kekurangan-kekurangan yang terdapat pada kedua bentuk Struktur Orgnisasi tersebut. Struktur Organisasi Matriks ini sering juga disebut dengan Struktur Organisasi Proyek karena karyawan yang berada di unit kerja fungsional juga harus mengerjakan kegiatan atau tugas proyek-proyek organisasi yang ditugaskan kepadanya. Struktur Organisasi Matriks ini mengakibatkan terjadinya multi komando dimana seorang karyawan diharuskan untuk melapor kepada dua pimpinan yaitu pimpinan di unit kerja Fungsional dan pimpinan proyek. Struktur Organisasi ini biasanya digunakan oleh perusahaan yang berskala besar atau perusahaan-perusahaan multinasional.

Gambar 3 Struktur Organisasi Matriks

2.2 Deskripsi dan Spesifikasi Tugas

Deskripsi Jabatan atau Job Description adalah uraian yang mencakup pekerjaan dasar suatu jabatan yang termasuk tugas, wewenang, tanggung jawab dan informasi-informasi penting lainnya yang melekat pada jabatan tersebut. Contoh Informasi-informasi dalam deskripsi jabatan tersebut diantaranya seperti nama Jabatan, lingkungan dan lokasi pekerjaan, informasi pelaporan, ringkasan pekerjaan, sifat pekerjaan, tujuan pekerjaan, tugas-tugas yang harus dilakukan, kondisi kerja, mesin dan peralatan yang akan digunakan serta bahaya dan risiko yang terlibat didalamnya.

Spesifikasi Jabatan (Job Specification) atau juga dikenal dengan spesifikasi karyawan adalah pernyatan tertulis tentang kualifikasi pendidikan, tingkat pengalaman, kualitas khusus, keterampilan fisik, emosional, teknis dan kemampuan komunikasi yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dan tanggung jawab yang terlibat dalam pekerjaan. Spesifikasi Jabatan ini juga mencakup kesehatan umum, kesehatan mental, kecerdasan, bakat, daya ingat, keterampilan kepemimpinan, kemampuan beradaptasi, kemampuan emosional, flesibilitas, perilaku, kreativitas, etika dan lain sebagainya.[4]

2.3 Sistem Penggajian

Sistem pengajian adalah mengembangkan sekumpulan prosedur yang memungkin perusahaan untuk menarik, menahan dan memotivasi staf yang diperlukan, serta untuk mengendalikan biaya pembayaran gaji. Karena tidak ada satu pola yang dapat digunakan secara universal maka prosedur ini harus disesuaikan dengan kebijakan gaji tiap-tiap organisasi, dan hendaknya didasar atas kebijakan yang dianggap adil.[5]

Sistem penggajian dan pengupahan adalah jaringan prosedur yang terdiri dari sebagai berikut:

1. Prosedur pencatatan waktu hadir

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan mengunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor adninistrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir karyawan ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan.

2. Prosedur pencatat waktu kerja

Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatat waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang berkerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya dan upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Jika misalnya seorang karyawan pabrik hadir ke perusahaan selama 7 jam dalam suatu hari kerja, jumlah jam hadir tersebut dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap pesanan yang dikerjakan. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.

3. Prosedur pembuatan daftar gaji

Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengankatan karyawan baru, kenaikan pangkat, penurunan pangkat, pemberhentian karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir.

4. Prosedur distribusi biaya gaji

Dalam prosedur ditribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksud untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.

5. Prosedur pembayaran gaji

Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukan uang ke amplop gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak. Pembagian amplop dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada karyawan. (Mulyadi, 2001:385).

3. Aspek Pemasaran

3.1 Spesifikasi Produk / Jasa

Spesifikasi produk adalah berupa rincian-rincian atau uraian-uraian keterangan dari sebuah barang/jasa[6]:

1. Spesifikasi produk barang

a. Barang adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat diraba maupun tidak dapat diraba, termasuk bungkus, warna, nama perusahaan dan pengecer, jasa perusahaan dan pengecer, yang diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan dan kebutuhannya.
Barang konsumsi

b. Penggolongan berdasarkan kebiasaan membeli, konsumen yang mengorbankan sebagian waktu dan tenaga seminim mungkin, misalnya : kebutuhan dapur dsb

c. Barang shopping, yaitu : barang-barang yang dibeli setelah terlebih dahulu membandingkan kecocokan, kualitas, harga dan modal antara barang-barang sejenis, misalnya pakain jadi, sepatu, perabot rumah tangga, dsb.

d. Barang speciality, yaitu barang-barang yang mempunyai karakteristik yang unik, untuk kelompok pembeli tertentu yang bersedia melakukan usaha-usaha istimewa untuk mendapatkannya, misalnya : benda-benda kolektor, antik, dsb.

e. Barang Pecah Belah, Barang pecah belah ini adalah barang-barang yang sifatnya kelontongan : kaca cermin, sisir, kamoceng, gelas, piring, dsb.

2. Spesifikasi Produk Jasa
Usaha yang dilakukan penjual untuk mempersamakan atau meneliti dan menetapkan barang/jasa mana yang sesungguhnya yang akan dibeli pelanggan adalah proses identifikasi. Proses identifikasi tersebut meliputi[6] :

a. Nama Barang-barang yang akan dipesan

b. Mencek spesifikasi barang yang dipesan

c. Mencek jumlah barang yang dibutuhkan

d. Mencek kembali harga satuan barang

e. Mencek kembali jumlah harga dari setiap unit barang yang dipesan

f. Mencek jumlah keseluruhan harga yang harus dibayar pelanggan

g. Memberikan cap dan tanda tangan/paraf sebagai pembuktian legalisasi pada faktur penjualan

h. Memberikan slip faktur penjualan yang diperuntukkan bagi pembeli dan menyimpan yang diperuntukkan buat arsip.

3.2 Segmentasi Produk / Jasa

Segmenting atau yang sering dikenal dengan segmentasi pasar merupakan tindakan mengklasifikasikan pasar ke dalam kelompok-kelompok dengan berbagai kategori. Sehingga kondisi tersebut memungkinkan kebutuhan produk yang berbeda atau kombinasi pemasaran yang terpisah. Singkatnya, segmentasi merupakan proses membagi pasar menjadi bagian-bagian yang lebih kecil berdasarkan dari karakteristik yang memiliki nilai. Melalui segmentasi pasar, aktivitas pemasaran bisa dilaksanakan sesuai dengan rencana dan memperoleh hasil yang maksimal dalam memberikan kepuasan untuk konsumen.

Dalam segmentasi pasar, terdapat beberapa variabel yang harus Anda perhatikan seperti aspek demografis, psikografis maupun behavior atau perilaku konsumen. Pada aspek demografis misalnya, Anda membagi pasar ke dalam kelompok-kelompok seperti umur, jenis kelamin, pendapatan, pendidikan, ras, dan lain sebagainya. Kemudian dari aspek psikografis, Anda akan membagi pasar ke dalam kelompok-kelompok yang berbeda berdasarkan kelas sosial seperti kepribadian, gaya hidup, dan lain sebagainya.

Terakhir adalah aspek perilaku, Anda akan membagi konsumen ke dalam segmen-segmen sesuai dengan kategori dalam tingkah laku konsumen, perasaan, cara mereka menggunakan produk atau kondisi pemakaian, serta loyalitas terhadap brand. Upaya yang dapat Anda lakukan untuk menentukan segmen ini adalah dengan membagi pasar ke dalam kategori user dan non user atas produk Anda.[7]

3.3 Analisis Situasi Pasar

Analisis situasi pasar merupakan analisis pemasaran yang meliputi beberapa tahapan, dimana tahapan tersebut sangat bergantung kepada variabel dan faktor yang secara dominan mempengaruhi proses pemasaran. Adapun tahapan dalam analisis pemasaran adalah sebagai berikut :

Gambar 4 Analisis Situasi Pasar

3.4 Analisis Pesaing

Untuk menyiapkan strategi pemasaran yang efektif, perusahaan harus memperhatikan pesaing selain juga pelanggan aktual dan potensinya. Ini terutama penting di pasar yang pertumbuhannya lamban karena penjualan hanya dapat ditingkatkan dengan merebutnya dari pesaing. Pesaing suatu perusahaan meliputi mereka yang berusaha memuaskan pelanggan dan kebutuhan pelanggan yang sama dan menyediakan penawaran yang serupa kepada pelanggan itu. Tetapi, perusahaan juga harus menaruh perhatian kepada pesaing latennya yang mungkin menawarkan cara baru atau cara lain guna memuaskan kebutuhan yang sama. Perusahaan harus berusaha mengidentifikasi para pesaingnya dengan menggunakan baik analis industri maupun pasar.[8]

Dalam industri manapun, apakah industri domestik atau internasional, apakah menghasilkan barang atau jasa, aturan persaingan menurut (Porter,1985) tercakup dalam 5 (lima) faktor persaingan, yaitu:

1. Masuknya pendatang baru,

2. Ancaman produk substitusi,

3. Daya tawar-menawar pembeli,

4. Daya tawar-menawar pemasok dan

5. Persaingan di antara para pesaing yang ada

Gambar 5 Kekuatan Persaingan

3.5 Strategi Promosi

Strategi Promosi bisa dibagi menjadi dua yaitu strategi promosi jasa dan strategi promosi barang. Keduanya memiliki sifat yang berbeda. Walaupun demikian kedua strategi promosi tersebut bertujuan dalam peningkatan volume penjualan dengan cara menarik perhatian konsumen atau pelanggan khususnya pada penentuan keputusan pembelian.[9]

3.6 Media Promosi Berbasis TI

1. Membuat website adalah sebuah keharusan di era digital seperti sekarang. Memiliki website ibarat memiliki sebuah toko atau tempat bisnis tanpa harus mengeluarkan banyak biaya untuk menyewa dan memikirkan lokasi yang strategis.

2. Social media merupakan salah satu alat komunikasi dan strategi promosi produk yang perlu dimiliki para pengusaha. Hal ini diperlukan untuk menjembatani antara pelaku bisnis dan pembeli agar terjalin komunikasi dengan mudah, cepat, dan efisien. Survei dari sebuah lembaga bernama Manta menyebutkan bahwa, banyak bisnis berskala kecil dan menengah mendapatkan pengembalian dari investasi yang ditanamkan (ROI) pada social media sebesar 39% pada tahun 2013. Dan tren yang terlihat adalah ROI semakin meningkat, dan penggunaan sosial media sebagai strategi promosi pemasaran oleh pelaku bisnis juga semakin meningkat.[10]

4. Aspek Keuangan

4.1 Komponen biaya/anggaran

Anggaran merupakan suatu rencana yang disusun secara sistematis dalam bentuk angka dan dinyatakan dalam unit moneter yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan untuk jangka waktu ( periode) tertentu di masa yang akan datang. Oleh karena rencana yang disusun dinyatakan dalam bentuk unit moneter, maka anggaran seringkali disebut juga dengan rencana keuangan. Dalam anggaran, satuan kegiatan dan satuan uang menempati posisi penting dalam arti segala kegiatan akan dikuantifikasikan dalam satuan uang, sehingga dapat diukur pencapaian efisiensi dan efektivitas dari kegiatan yang dilakukan. [11]

Penganggaran merupakan komitmen resmi manajemen yang terkait dengan harapan manajemen tentang pendapatan, biaya dan beragam transaksi keuangan dalam jangka waktu tertentu di masa yang akan datang. Terdapat beberapa konsep anggaran antara lain :

1. Anggaran Produksi

Anggaran produksi menurut Halim dan Supomo (1990:153) memuat tentang rencana unit yang diproduksi selama periode anggaran. Taksiran produksi ditentukan berdasarkan rencana penjualan dan persediaan yang diharapkan. Biaya produksi adalah sejumlah pengorbanan ekonomis yang harus dikorbankan untuk memproduksi suatu barang. Menetapkan biaya produksi berdasarkan pengertian tersebut memerlukan kecermatan karena ada yang mudah diidentifikasikan, tetapi ada juga yang sulit diidentifikasikan dan hitungannya. Biaya produksi dapat meliputi unsur-unsur komponen sebagai berikut:

· Bahan baku atau bahan dasar termasuk bahan setengah jadi

· Bahan-bahan pembantu atau penolong

· upah tenaga kerja dari tenaga kerja kuli hingga direktur.

· penyusutan peralatan produksi

· uang modal, sewa

· biaya penunjang seperti biaya angkut, biaya administrasi, pemeliharaan, biaya listrik, biaya keamanan dan asuransi

· biaya pemasaran seperti biaya iklan

· pajak

2. Anggaran Biaya Bahan Baku

Anggaran biaya bahan baku menurut Munandar (2000:134) merupakan anggaran yang merencanakan secara lebih terperinci tentang biaya bahan baku untuk produksi selama periode yang akan datang, yang di dalamnya meliputi rencana tentang jenis (kualitas) bahan baku yang diolah, jumlah (kuantitas) bahan baku yang diolah, dan waktu (kapan) bahn baku tersebut diolah dalam proses produksi.

3. Anggaran Biaya Tenaga Kerja Langsung

Anggaran biaya tenaga kerja langsung merupakan anggaran yang merencanakan secara lebih terperinci tentang upah yang akan dibayarkan kepada para tenaga kerja langsung selama periode yang akan datang, yang di dalamnya meliputi rencana tentang jumlah waktu yang diperlukan oleh para tenaga kerja langsung untuk menyelesaikan unit yang akan diproduksi, tarif upah yang akan dibayarkan kepada para tenaga kerja langsung dan waktu (kapan) para tenaga kerja langsung tersebut menjalankan kegiatan proses produksi, yang masing-masing dikaitkan dengan jenis barang jadi (produk) yang akan dihasilkan, serta tempat (departemen) di mana para tenaga kerja langsung tersebut akan bekerja.

4. Anggaran Biaya Overhead Pabrik

Anggaran biaya overhead pabrik merupakan anggaran yang merencanakan secara lebih terperinci tentang beban biaya pabrik tidak langsung selama periode yang akan datang, yang di dalamnya meliputi rencana jenis biaya pabrik tidak langsung, jumlah biaya pabrik tidak langsung dan waktu (kapan) biaya pabrik tidak langsung tersebut dibebankan, yang masing-masing dikaiykan dengan tempat (departemen) dimana biaya pabrik tidak langsung tersebut terjadi.

4.2 Estimasi biaya/satuan biaya

Salah satu hal penting dalam pembuatan proposal proyek adalah estimasi dan penganggaran. Penting karena jika estimasi biaya dilakukan dengan dengan kurang hati-hati sehingga menghasilkan perkiraan biaya yang terlalu tinggi, maka akan berakibat perusahaan akan kalah bersaing dengan perusahaan lain yang menawarkan harga lebih rendah dengan kualitas yang sepadan. Sebaliknya bila estimasi biaya yang dilakukan ternyata terlalu rendah, maka meski menang dalam tender namun dalam pelaksanaannya dapat mengalami kesulitan pendanaan yang dapat berujung pada tidak selesainya proyek dan kehilangan kepercayaan dari mereka yang memberi proyek.[12]

4.3 Penyusunan Anggaran/Investasi Perusahaan

Penentuan Pedoman Anggaran

Pedoman anggaran belanja perusahaan didasarkan pada anggaran belanja selama setahun yang telah dibuat dan dipersiapkan beberapa bulan sebelum anggaran tahun berikutnya. Dalam penyusunan ini, dikenal manajemen puncak sebagai dasar dalam menyusun anggaran belanja. Kegiatan manajemen puncak antara lain:

1. Penetapan rencana besar perusahaan sebagai dasar penyusunan anggaran belanja perusahaan. Rencana besar ini disusun layaknya tujuan, asumsi, dan juga kebaikan dari anggaran belanja yang dibuat.

2. Pembentukan panitia untuk menyusun anggaran belanja perusahaan selama periode tertentu.

Persiapan Anggaran

Setelah aktivitas manajemen puncak, perusahaan membutuhkan waktu untuk mempersiapkan anggaran. Dalam hal ini yang melakukan persiapan tidak hanya staf di bagian keuangan saja, melainkan dibutuhkan kerja sama yang solid dari semua divisi supaya penganggaran berjalan sempurna.

Penentuan Anggaran

Langkah selanjutnya adalah menentukan anggaran belanja perusahaan yang telah dibicarakan dan dipersiapkan sebelumnya oleh banyak pihak di perusahaan. Ada 3 tahapan dalam penentuan anggaran, antara lain:

1. Masing-masing karyawan dari tiap bidang membicarakan dan merundingkan hasil dari persiapan yang telah dilakukan agar anggaran belanja yang disusun nantinya mampu mengakomodasi kebutuhan tiap-tiap bagian.

2. Koordinasi dan penelaahan komponen anggaran belanja yang telah disusun.

3. Pengesahan dan juga pendistribusian anggaran yang merata ke seluruh bagian.

Dalam tahap ini, pihak manajemen perusahaan dan direksi akan melakukan pengesahan setelah melakukan uji kelayakan dan pengkajian dari tiap anggaran belanja perusahaan yang disusun oleh tiap-tiap bagian perusahaan yang nantinya berkedudukan sebagai pengguna anggaran.[12]

Pelaksanaan Anggaran

Tahapan terakhir adalah pelaksanaan anggaran belanja perusahaan. Tahapan ini merupakan langkah terakhir dari penyusunan anggaran yang kemudian akan diputus dalam keputusan tunggal. Masing-masing pengguna anggaran di tiap bagian perusahaan akan mulai melaksanakan anggaran belanja sebagaimana yang telah disepakati dalam anggaran belanja perusahaan. Dalam hal ini tiap manajer akan mengawasi kemudian melaporkannya ke direksi apakah pelaksanaan anggaran sesuai dengan perencanaan yang disepakati sebelumnya atau tidak.[13]

4.4 Penyusunan Cashflow Perusahaan

Cash Flow merupakan arus kas atau aliran kas yang ada di perusahaan dalam suatu periode tertentu. Cash flow menggambar beberapa uang yang masuk ke perusahaan dan jenis-jenis pemasukan tersebut. cash flow juga menggambarkan berapa uang yang keluar serta jenis-jenis biaya yang dikeluarkan.[14]

Laporan perubahan kas (cash flow statement) disusun untuk menunjukkan perubahan kas selama satu periode tertentu serta memberikan alasan mengenai perubahan kas tersebut dengan menunjukkan dari mana sumber-sumber kas dan penggunaan-penggunaannya. Pada saat kita menganalisis perkiraan arus kas di masa datang, kita berhadapan dengan ketidakpastian. Akibatnya, hasil perhitungan diatas kertas itu dapat menyimpang jauh dari kenyataannya. Ketidakpastian itu dapat menyebabkan berkurangnya kemampuan untuk development proyek tersebut dalam beroperasi untuk menghasilkan laba bagi perusahaan. Jenis-jenis cash flow yang dikaitkan dengan suatu usaha terdiri dari[14] :

a. Initial cash flow atau lebih dikenal kas awal yang merupakan pengeluaran pada awal periode untuk investasi

b. Operasional cash flow merupakan kas yang diterima atau dikeluarkan pada saat operasi usaha.

c. Terminal cash flow merupakan uang kas yang diterima pada saat usaha tersebut berakhir.

4.5 Time Value of Money dan Tingkat Suku Bunga

Nilai Waktu Uang (Time Value of Money) adalah salah satu teori dasar dalam pengelolaan uang. Teori atau Konsep Time Value of Money ini menyatakan bahwa nilai uang yang kita miliki saat ini lebih tinggi dibandingkan dengan nilai uang dengan jumlah yang sama di masa yang akan datang. Sebagai contoh, harga gula pasir per kilogram di tahun 2011 adalah sekitar Rp. 10.000,-, namun pada tahun 2017 ini harganya telah naik hingga Rp. 14.000,- per kilogram yaitu naik sekitar 40% dari 6 tahun sebelumnya. Pada 6 tahun yang akan datang, harga gula pasir ini kemungkinan besar juga akan naik lebih tinggi dari harganya sekarang. Hal ini menunjukan bahwa nilai uang dapat berubah seiring dengan perkembangan waktu.[15]

Rumus Menghitung Present Value (Nilai Sekarang)

P = Fn / (1+i)n

Keterangan :

Fn = Future Value (Nilai yang akan Datang) pada tahun ke-n

P = Present Value (Nilai Sekarang)

i = Interest (Tingkat suku bunga)

n = Jumlah Tahun

Suku Bunga adalah persentase tertentu yang diperhitungkan dari pokok pinjaman yang harus dibayarkan oleh debitur dalam periode tertentu, dan diterima oleh kreditur sebagai imbal jasa. Imbal jasa ini merupakan suatu kompensasi kepada pemberi pinjaman (kreditur) karena telah merelakan debitur (peminjam dana) untuk mendapatkan manfaat dari dana yang dimilikinya, alih-alih menggunakannya untuk tujuan lain.[16]

4.6 Kriteria Inventaris

Untuk menentukan layak tidaknya suatu investasi ditinjau bdari aspek keuangan perlu dilakukan dapat diukur dengan beberapa kriteria. Setiap penilaian layak diberikan nilai yang standart untuk usaha yang sejenis dengan cara membandingkan dengan rata-rata industri atau target yang telah ditentukan.[17]

Adapun kriteria yang biasa digunakan untuk menentukan kelayakan suatau usaha atau investasi adalah :

1. Payback Period (PP)

2. Average Rate of Return (ARR)

3. Net Present Value (NPV)

4. Iternal Rate of Return (IRR)

5. Profitability Index (PI)

6. Serta berbagai rasio keuangan seperti rasio likuiditas, solvabilitas, aktivitas, dan profibilitas. Penggunaan rasio ini sebaiknya digunakan atas pemberian pinjaman kepada usaha yang sudah pernah berjalan sebelumnya atau sedang berjalan.

4.7 Pencatatan Keuangan Sederhana

Sebagai pelaku bisnis pastilah kita menyadari bahwa pencatatan keuangan merupakan hal yang penting dan perlu dilakukan untuk menjaga dan mengembangkan usaha kita. Agar tetap dapat melakukan pencatatan yang praktis dan tetap dapat memberikan informasi penting untuk usaha, menurut saya para pemilik usaha harus menyesuaikan format pencatatan sendiri untuk usahanya. Penyesuaian tersebut sangat bergantung dengan jenis usaha dan skala usaha saat ini. [18]

Hal utama yang perlu diperhatikan saat menyusun atau menyesuaikan format usaha adalah informasi apa yang ingin didapatkan dari pencatatan keuangan, sehingga bentuk pencatatan fokus pada informasi tersebut dan tidak banyak data yang perlu dicatat setiap bulannya. Berikut saya contohkan dan jelaskan secara sederhana bentuk pencatatan yang umumnya dapat digunakan UMKM agar mendapat informasi penting untuk menjaga dan mengembangkan bisnisnya tetapi praktis untuk dilakukan. Saran saya pada tahap awal UMKM mulai melakukan pencatatan keuangan sebaiknya memulai dengan setidaknya membuat 3 catatan yaitu catatan Arus Kas, Laba (Rugi) dan Neraca.[19]

Daftar pustaka

[1] https://www.eduspensa.id/bentuk-bentuk-badan-usaha/

[2] https://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-contoh-bentuk-struktur-organisasi/

[3] https://izin.co.id/artikel/syarat-pendirian-pt.php/

[4] https://ilmumanajemenindustri.com/deskripsi-jabatan-spesifikasi-jabatan/

[5] https://www.kajianpustaka.com/2012/10/sistem-penggajian-dan-pengupahan.html

[6] http://mascerdas.blogspot.com/2015/11/mengidentifikasi-spesifikasi-barang-dan.html

[7] https://blog.xendit.co/id/pahami-segmenting-targeting-positioning-dalam-strategi-pemasaran/

[8] https://docplayer.info/34414323-Aspek-pemasaran-2-gambar-1-analisis-situasi-pasar.html/

[9] https://jurnalmanajemen.com/strategi-promosi/

[10] https://www.jurnal.id/id/blog/2017-kenali-4-strategi-promosi-terkini-dengan-budget-terbatas/

[11] http://karinarhma.blogspot.com/2016/11/makalah-aspek-keuangan-komponen-biaya.html